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Por favor que alguien acabe con la moda de las Open Office

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Un post de ayer de Enrique Dans “La falacia de las Open Office” me ha recordado un tema que hace tiempo quería tocar. El de la moda que se está extendiendo como un cáncer de organizar los puestos de trabajo cómo oficinas de espacios abiertos, sin despachos, sin paredes e incluso sin puestos de trabajo fijos. En teoría una moda que pretende asegurar la colaboración en el trabajo y que en el fondo lo único positivo que consigue es una reducción de los costes de espacio de trabajo. Una moda a la que cada vez se apuntan más empresas dinosaurio pensando que su nueva oficina sin paredes las convertirá en algo igual de dinámico que una startups y en la nueva Facebook o Google de turno.

Para mi estamos en lo que podríamos denominar una trampa conceptual.

A lo largo de mi vida profesional he trabajado en diferentes espacios, estas han sido a grosso modo mis experiencias personales:

1- Empece cómo junior de auditoria, donde los recién llegados teníamos nuestra correspondiente “pradera” o espacio abierto, una gran mesa donde sentarnos cuando estábamos en la oficina. Por suerte en el trabajo de auditoria lo normal es que no estés en la oficina y se suele trabajar directamente en casa del cliente que te suele prestar una sala para todo el equipo. Obviamente era un espacio sin intimidad pero en general al estar todo el equipo trabajando en el mismo proyecto la experiencia fue positiva. El ritmo de todos era similar y la comunicación era muy efectiva tanto en lo relacionado con el trabajo cómo para mantener todo tipo de otras conversaciones que al final son necesarias para el ser humano. La cosa era muy diferente en la “pradera” de las oficinas centrales donde cualquier conversación podría molestar a los que tenías a tu alrededor. Trabajar concentrado de forma intensiva en la pradera era casi imposible y aunque el silencio era casi absoluto lo que más que una pradera lo convertía en un deprimente cementerio la productividad en ese espacio era realmente baja.

2- En mi segundo trabajo en el lugar que me asignaron no era un espacio abierto sino más bien un rincón que se parecía más a un despacho compartido por tres personas. Cómo nuestros trabajos estaban bastante relacionados, aunque no trabajábamos en los mismo, la comunicación y el intercambio de ideas era fluido y el espacio era apropiado para poder desarrollar trabajos que requerían un nivel de concentración medio-alto. Sin embargo un par de veces pedí permiso para trabajar un par de días desde casa al tener que acabar un par de proyectos que requerían máxima concentración. En general compartir espacio común con un grupo reducido de 2 a 4 personas con trabajos relacionados ha sido para mi una experiencia satisfactoria.

3- En mi tercer trabajo llegué a una empresa en donde todos teníamos un despacho personal. A parte de un problema de coste para la empresa al tener que disponer de más espacio, yo sigo sin ver cuál es el problema de los despachos individuales. En cuanto a comunicación no creo que exista ningún tipo de problema o al menos yo no lo he tenido. Puerta abierta siempre salvo en los momentos puntuales que necesitas tener máxima concentración o estés atendiendo una visita. Además si trabajas en un proyecto con 2 o 3 personas el despacho individual es el lugar ideal para mantener reuniones con el equipo, intercambiar opiniones o incluso trabajar juntos sin molestar a nadie. Además es un lugar ideal para poder mantener conversaciones informales que tan necesarias son en las relaciones con los seres humanos. Para mi el despacho individual es el que me ha permitido tener una mayor productividad y en el que psicológicamente me he sentido más cómodo.

4- Por último en el que podríamos denominar mi cuarto trabajo pasé del blanco al negro. Una configuración infernal de un enorme espacio abierto en donde trabajaban unas 60 personas en el mejor de los casos separados por mamparas bajas y con dos diminutas salas de reuniones que siempre estaban ocupadas y que había que reservar con antelación. Mi primera impresión el primer día que llegué es que en ese lugar había un enorme  mal rollo. Diez horas seguidas con todo el mundo con la cara seria pegada en el ordenador en donde casi no se intercambiaba una palabra… ¿Es esa la gran comunicación que favorece las Open Office? El motivo era claro, con 60 personas cada uno trabajando en lo suyo eso era lo más parecido a una biblioteca en donde cualquier ruido molesta. Recibir una llamada por teléfono era todo un problema, ¿cómo hablar sin molestar a nadie? para no hablar de la intimidad. Posibilidad de bromear con algún compañero, casi ninguna o tocaba hacerlo con susurros. Una pesadilla, casi imposible no deprimirse. A mi la única idea que me fluía en este entorno era la de cuanto tiempo faltaba para poderme ir a casa.

Y no lo digo solo yo:

No se quién fue el que se inventó el concepto de las open office pero sin lugar a duda creo que debería  ser algún tipo de jefe perverso. En 1997 una gran compañía petrolera le pidió a una grupo de psicólogos de la Universidad de Calgary que monitorizará a sus empleados en la  transición de un modelo de oficina tradicional a uno tipo Open Office. A los 6 meses los resultados eran concluyentes: El nuevo espació era perjudicial, estresante. En lugar de sentirse más cerca, los compañeros de trabajo se sentían distantes, insatisfechos y resentidos, la productividad cayó en picado.

En 2011, el psicólogo organizacional Matthew Davis revisó más de un centrar de estudios sobre entornos de trabajo en la ofician. Davis encontró que en los denominadas oficinas con espacios abiertos la productividad, el pensamiento creativo y la satisfacción de los empleados caía en picado y sus empleados tenían niveles más bajos de concentración y motivación.

Resultado similar da un estudio de 2005, que concluyó que la capacidad para poder controlar el entorno tiene un efecto significativo sobre la cohesión y la satisfacción del equipo. Cuando los trabajadores no pueden cambiar las cosas de su alrededor inmediato, ajustar la iluminación o la temperatura o elegir como realizar las reuniones la moral se desploma para no hablar de la salud. Otros estudios demuestras que a más personas trabajando en un mismo espacio aumentan de forma significativa el número de personas que enferman. Dos personas compartiendo un sólo espacio enferman en un 15% más de ocasiones que cuando en un despacho esta una persona sola. En un espacio común con varias personas la tasa de los pasan más tiempo enfermos aumenta un 62%.

Y a pesar de todos las evidencias, parece que hay compañías que siguen empeñadas en lo del Open Office cómo signo de modernidad y que diseñan sus nuevas sedes como espacios sin ningún tipo de pared o despacho. Lo dicho, una organización con algún tipo de jefe perverso a la cabeza.

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11 comentarios

  1.    Responder

    Desgraciadamente tal como comentas el Open Office es una opción válida de muchas empresas con el afán de control de sus trabajadores aunque en realidad desde el punto de vista arquitectónico es un recurso más que económico para el propietario de las oficinas; Ausencia de tabiques, facilidades en las instalaciones de cableado, paviemnto…etc. Sin contabilizar la facilidad de adaptación del espacio a los futuros cambios que pueden adquirir las oficinas. En resumen:

    -Factor económico: Muy rentable
    -Factor humano: Debilidades en todos los puntos.

    Habrá que sopesar que queremos realmente para nuestra oficina!… Por cierto, excelente artículo, Un saludo Pau

  2.    Responder

    La discusión sobre el open-space está ya muy superada. El post de
    Enrique Dans, al que te refieres en el primer párrafo del post lo explica
    bastante claro.

    Las oficinas abiertas, como tales, no son el mejor lugar para trabajar, ni tampoco los despachos o las salas grupales, no es ninguno de ellos y lo son todos. Me explico: lo que mejor resultado da es el espacio que se ajusta a las necesidades de las personas. En función del tipo de trabajo que hagan, necesitarán un tipo de espacios u otros.

    Por eso, lo que se está aplicando hoy a las oficinas más modernas e innovadoras son los multi-espacios, es decir espacios en los que hay una variedad de recursos que cualquiera puede utilizar en función del trabajo que vaya a desempeñar: planta abierta para el trabajo habitual, think-tanks para el trabajo concentrado (son espacios cerrados individuales, no asignados y no reservables que todo el mundo puede usar) , espacios informales en los que reunirse brevemente para coordinarse o comentar con un compañero algo, salas de reuniones de diversos tamaños, salas polivalentes con mobiliario configurable y móvil para todo tipo de encuentros y reuniones, etc…

    La configuración de los multi-espacios dependerá de cuánto se trabaja de una manera o de otra (¿hacen falta más salas de reuniones o menos?, ¿muchos o pocos lugares de concentración?, etc.) Eso se sabe haciendo primero un análisis en el que se pregunta a los profesionales cómo trabajan y cómo piensan que deben trabajar.

  3.    Responder

    Poco que añadir.
    Mi experiencia concuerda con la mayoría. He trabajado cómodamente en una zona compartida con más trabajadores, pero todos eramos conscientes de la comodidad y eficacia de tener tu propio espacio personal.
    Lo único que quiero puntualizar es que yo no lo achaco a moda. Es solo una cuestión económica. Las empresas se ahorran dinero y lo defienden como un método novedoso de empresas de éxito.

    En cualquier caso como puntualizan algunos, existen empresas en que ha cuajado y funciona eficazmente. Pero no, no es por la nacionalidad de la empresa, es solamente las circunstancias de la empresa y como se lleva a cabo. Y sois una excepción, en el 90% de los casos suele ser entre malo y desastroso. Se de gente que se cambio de trabajo simplemente por el agobio de su zona de trabajo.

  4.    Responder

    Siento estar totalmente en desacuerdo. Supongo que el problema (como casi siempre) no está en el formato escogido, si no que está mal aplicado y, por consiguiente, decimos que algo no funciona sin analizar si lo que no funciona es una solución para un caso concreto.

    Yo ya he trabajado 9 años en formato de Open Office y siempre ha funcionado bien. Llevo 2 años en una empresa de videojuegos y estuve otros 7 años en otra empresa. Si que es cierto que hay más ruido, pero (al menos a nosotros) nos favorece mucho la comunicación.

    Ahora somos 90 personas en la misma oficina y no tenemos ningún problema salvo comento, ruido en momentos puntuales. Tenemos salas privadas para hacer reuniones y las únicas reuniones que hacemos en el espacio libre son las dailys de scrum matutinas, pero que las coordinamos para que no sean todas a la vez y, por lo tanto, no sea un infierno.

    En la empresa que estuve 7 años, que también teníamos espacio abierto, los únicos que estaban en salas de reuniones privadas eran los jefes. Mi jefe siempre se quejaba porque, aunque siempre tenía la sala abierta y teníamos acceso libre, decía que estaba totalmente desconectado del equipo, que perdía el control de lo que pasaba en el día a día.

  5.    Responder

    Yo trabajo en una “explanada” donde estamos sobre las 100 personas, la mayor parte de ellas programadores pero tambien gente de management, marketing, redactores y otros. Es simplemente infernal. Por una parte los plannings meetings demos y otras reuniones de la metodologia scrum se hacen “al aire libre” en las esquinas, de modo que todos los dias nos desayunamos con las historias de cada programador, contadas para toda la planta en ocasiones. Hay unas 4 salas de reuniones y si no fuera porque la gente lleva cuaderno pareceria que salieran del bar: carcajadas, gritos, 4 o 5 conversaciones simultaneas… todo ello hasta que la multitud se disgrega, aunque hay que reconocer que la entrada a las salas cuando hay cola son mucho mas moderadas.

    Y el dia a dia que os voy a contar… hay uno que cuando estornuda canta, otro que cuando no le compila se caga en dios a grito pelado, estan las dos marujonas riendose en la maquina de cafe, el otro dando una webinar por telefono a voz en grito…

    Es lamentable.

  6.    Responder

    Siento estar en total desacuerdo con este post y todos los comentarios. Trabajo en un fabricante de automóviles en España, trabajamos en la misma sala unas 80-90 personas (españoles 20%, alemanes 40%, ingleses 15% y americanos 25%). En la sala hay 4 despachos de Managers y 2 salas de reuniones para compartir. Desde mi punto de vista al estar todos juntos (pero no revueltos) ayuda a comunicarnos, conocernos y trabajar mucho mejor. La media de edad ronda los 33 años y aunque en ocasiones hay ruido por estar la gente hablando creo que la productividad tanto de espacio, como tiempo y dinero es beneficiosa. Habría que evaluar la forma de trabajar de todos los que no están a favor de estas “Open Office”.. incluyendo productividad del trabajador, tiempo ocioso/pérdido por tener más intimidad y no sentirse observados, forma de relación con su equipo y sobretodo grado de satisfacción del trabajador con su empresa. ¿Si aumenta el mal rollo a qué es debido? Esto es lo que habría que analizar en cada empresa para poder decir que el modelo es contraproducente.. Teamwork? Honradez? Amabilidad? o Celos? Envidia? y Marujeo? Por favor.. si este modelo se aplica en todo el mundo TAL VEZ SEA PROBLEMA DE MENTALIDAD ESPAÑOLA POCO ADAPTADA, SIN DARNOS CUENTA QUE LA ÚNICA FORMA DE SALIR DE ESTO ES PENSAR EN EQUIPO Y NO SÓLO EN MI CULO!

    1.    Responder

      Solo una pequeña puntualización. De los 3 estudios que cito en el post en lo referente al impacto negativo que pueden tener la open offices ninguno está hecho sobre empresas españolas.

      Además hace un par de días tienes un artículo del Washington Post en la misma línea.

      http://www.washingtonpost.com/posteverything/wp/2014/12/30/google-got-it-wrong-the-open-office-trend-is-destroying-the-workplace/

      Así que creo que el problema no será sólo de mentalidad española poco adaptada pensando en su propio culo.

  7.    Responder

    Absolutamente de acuerdo. Yo estuve en espacio abierto, me sentía sin intimidad alguna. Estuve en otro donde a pesar de no tener despacho, tenía unos cubículos que daban una intimidad razonable y me podía concentrar mucho mejor.

  8.    Responder

    Qué sorpresa! Un diseño de lugar de trabajo que no tiene en cuenta el tipo de trabajo que se va a realizar en él no funciona.

  9.    Responder

    Totalmente de acuerdo por haberlo vivido. La productividad cae y el mal rollo entre los trabajadores se deja ver. Ojala termine la dichosa moda.


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